norpa GmbH
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image2data Automation Server

Document Automation Server


Echte Dokumenten­automatisierung
ohne überflüssige Klicks.

Mit dem image2data Automation Server verarbeiten Sie ihre Daten aus Dateien und Dokumenten automatisiert, ohne unnötigen manuellen Aufwand und ohne Begrenzung des Volumens.

Der Automation Server integriert sich in jede Anwendungsumgebung.
Er überführt die gewonnenen Informationen in den Verarbeitungsprozess beliebiger Folgesysteme. Zusätzlich können die Dokumente in ein einheitliches Format konvertiert und an ein beliebiges DMS übergeben werden.

Fünf gute Gründe

Für die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung mit dem image2data Automation Server gibt es eine Vielzahl guter Gründe. Hier die fünf wichtigsten:

  1. Echte Automatisierung
    Mit dem image2data Document Automation Server wird die Dokumentenverarbeitung tatsächlich automatisiert. Interaktive Tätigkeiten werden auf ein Mindestmaß reduziert und können oft auch ganz entfallen.
  2. Beschleunigung der Bearbeitung
    Sortieren, Stapel bilden oder ähnliche administrative Aufwände gehören der Vergangenheit an. Eingehende Dokumente und Dateien können sofort automatisiert verarbeitet werden.
  3. Nahtlose Integration
    Änderungen an bestehenden Anwendungsumgebungen sind nicht erforderlich. Vorhandene Schnittstellen von ERP-, CRM-, DMS-, FiBu- oder hauseigenen und sonstigen Systemen werden durch image2data bedient.
  4. Hohe Datenqualität
    Manuelle Datenerfassung ist fehler- und störanfällig. Die Verarbeitung mit dem image2data Automation Server stellt gleichbleibend gute Resultate sicher.
    Die Texterkennung (OCR) mit der für Bürodokumente optimierten norpaOCR liefert eine hohe Datenqualität in beachtlicher Geschwindigkeit.
  5. Keine Volumenbeschränkungen
    Egal, wieviele Dateien und Dokumente, egal wieviele Informationen pro Dokument:
    image2data Lizenzen sind immer volumenunabhängig.

Einfache Anwendung

Schnelle Anwendbarkeit ohne grossen Schulungsaufwand bedeutet schnellen Return on Invest.

Mit dem image2data Automation Server beginnt die produktive Nutzung meist schon 4 Stunden nach Installation der Lösung. Selbst technisch weniger versierte Mitarbeiter brauchen oft nicht mehr als eine kurze Einweisung. Auch hier zeigen sich die Vorteile des hohen Automatisierungsgrades.

Die image2data Toolbar

Neben der Möglichkeit, Dokumente direkt von einem eigenständigen Scanner an den Automation Server zu übertragen steht mit der image2data Toolbar eine einfach zu bedienende Anwendung für den Desktop zur Verfügung. Mit der image2data Toolbar werden auf einfache Weise Dokumente gescannt oder vorhandene Dateien, die bspw. per E-Mail oder Download eingetroffen sind, ausgewählt und mit nur einem Klick an den Automation Server zur Verarbeitung übergeben.

Die image2data Toolbar kann in Verbindung mit dem image2data Automation Server auf beliebig vielen Arbeitsplätzen wie z.B. im Sekretariat, in der Poststelle oder an einem Scan-Arbeitsplatz installiert werden, ohne dass dafür eine eigene Lizenz erforderlich ist.

Das Control-Modul

Ergänzend zur automatisierten Verarbeitung bietet das image2data Control Modul eine einfach zu bedienende und konfigurierbare Anwendung für einen Kontroll-Arbeitsplatz. Die ermittelten Informationen können visuell anhand des Dokuments kontrolliert werden. Für den Fall der manuellen Ergänzung oder Erfassung von Informationen aus dem Dokument stellt die Anwendung ein einfach zu bedienendes Klick-and-Scan zur Verfügung. Dabei genügt ein Mausklick auf die gewünschte Information und der Rest erfolgt automatisch.

Zusätzlich stellen frei konfigurierbare Abschlussaktionen die einheitliche Verarbeitung aller vollständigen und kontrollierten Dokumente sicher. Somit ist gewährleistet, dass auch nach dem Kontrollvorgang die vorgesehene Weiterverarbeitung von Informationen und Dokumenten eingehalten wird.

Weitere Leistungsmerkmale

Der image2data Automation Server beinhaltet bereits die drei am häufigsten eingesetzten AddOns:

  • PDF-Export
    Verarbeitete Dokumente unterschiedlicher Eingangsformate können im verbreiteten PDF-Standard, auch durchsuchbar und als PDF/A-1b für die Langzeitarchivierung, gespeichert werden.
  • Multi-Fileformat Import
    Diese Erweiterung erlaubt den Import aus über 1000 Dateiformaten. Dazu zählen auch alle gängigen Office-Dateiformate von Microsoft, Open- und Libre-Office und viele weitere.
  • Absender- und Rechnungsdatenermittlung
    Aus nahezu beliebigen Rechnungen können damit ohne zusätzlichen Lern- oder Trainingsaufwand die relevanten Eckdaten wie Absender, Datum, Rechnungsnummer und -beträge ermittelt werden.

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