norpa GmbH
norpa GmbH

Digitale Poststelle mit image2data

Digital Mailroom mit image2data:
Oberver­waltungs­gericht Berlin-Brandenburg
automatisiert den Posteingang der Verwaltung


norpa Software verarbeitet automatisch den gesamten
täglichen Verwaltungs-Posteingang

Neben einigen Sachgebieten, für die das Oberverwaltungsgericht erstinstanzlich zuständig ist, entscheidet es als Rechtsmittelgericht für die Verwaltungsgerichte in Berlin und Brandenburg über Berufungen sowie über Beschwerden, insbesondere gegen Eilbeschlüsse der Verwaltungsgerichte.

Die in der Verwaltung des Gerichtes eingehende inner- und ausserbehördliche Briefpost soll schnell, unkompliziert und mit geringem Aufwand angenommen, sortiert und in die jeweiligen Sachgebiete verteilt werden. Das vorhandene Dokumentenmanagementsystem VISkompakt der PDV Systeme GmbH dient dabei als Ablage- und Workflowlösung.

Die wichtigste Herausforderung

Der Einsatz des Dokumentenmanagementsystems ist ein zentraler Baustein für die digitale Aktenführung im Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg. Die effektive Nutzung setzt aber auch einen strukturierten, einheitlichen und effizienten Zugang der täglich eingehenden Poststücke voraus. Wesentliche Anforderungsbestandteile sind dabei neben zuverlässiger Verarbeitung eine einfache Handhabung sowie die Fähigkeit, auch bislang unbekannte Dokumente aus unterschiedlichen Quellen sinnvoll verarbeiten zu können.
Der gesamte Posteingang soll ausserdem täglich bis 11:00 Uhr verarbeitet sein.

Digitalisierung in der Poststelle

„Wir haben einige Zeit recherchiert, um eine leistungsfähige, aber auch bezahlbare Data Capture Lösung zur Umsetzung unserer digitalen Poststelle zu finden.“, erklärt Claudia Radtke, Projektleiterin EDEV OVG. „Die Flexibilität der Lösung und die angenehme Zusammenarbeit mit norpa haben uns bereits während einer Testphase überzeugt. Unsere Wünsche und Anforderungen wurden einfach verstanden und umgesetzt.“, so die Projektleiterin. Praktisch unverzichtbar ist aus ihrer Sicht auch der zuverlässige Umgang mit vorher nicht bekannten Dokumenten. Das Antrainieren neuer Layouts und Formulare ist laut Claudia Radtke in der Praxis schlicht nicht möglich. „Das Lizenzmodell mit festen, planbaren Kosten hat überzeugt und die Entscheidung für image2data als flexible Lösung für das Document Input Management zusätzlich begünstigt.“, schliesst die Projektleiterin.

Lösung und Systemumgebung

Die digitale Poststelle im Oberverwaltungsgericht Berlin-Brandenburg wurde mit folgenden Bausteinen und Funktionalitäten realisiert:

  • 1 Scan-Arbeitsplatz zur Posteingangserfassung
  • 1 Server mit norpaOCR und image2data Runtime-Modul
  • image2data AddOns für PDF-Export, XML-Export und FileHandling
  • Barcode basierte Trennung von Scanstapeln
  • Erzeugen von durchsuchbaren PDF-Dateien im Langzeitarchiv-Format PDF/A-1b aus den gescannten Dokumenten
  • Import der erkannten Metadaten sowie des erstellten PDFs in das Dokumentenmanagementsystem VISkompakt

Hauptnutzen für das Oberverwaltungsgericht

  • Einsatz der zukunftsweisenden Standardlösung image2data für flexibles Data Capture sowie schneller und zuverlässiger Texterkennung mittels norpaOCR
  • Individuelle Anpassungen für spezifische Prozesse unter Erhalt der vollständigen Updatefähigkeit
  • Integrierte Lösung unter Berücksichtigung der Erfordernisse in der Poststelle
  • Vertrauensvolle und enge Zusammenarbeit bei Planung und Projektumsetzung mit der norpa GmbH
  • Feste kalkulierbare Lizenzkosten durch das volumenunabhängige image2data Lizenzmodell

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