norpa GmbH
norpa GmbH

image2data erkennt Rechnungen

Automatisierte Rechnungsfreigabe im Handel


Ein deutschlandweit aktives Handelsunternehmen möchte den Freigabeprozess für eingehende Lieferantenrechnungen automatisieren. Die zugrundeliegenden Bestellungen und zugehörigen Wareneingänge werden in einem ERP-System erfasst. Bei Rechnungseingang sollen Lieferant, Bestellvolumen sowie Referenz erkannt werden und bei Übereinstimmung eine automatische Freigabe erfolgen.

Das ERP-System verwaltet die Kontrolle der Wareneingangsmengen sowie Zahlungsziele und Fälligkeiten. Im Falle einer Abweichung wird der Rechnungsscan in einen manuellen Bearbeitungsprozess ausgesteuert.

Lösung

Die Rechnungsformulare der wiederkehrenden Lieferanten werden mit image2data verarbeitet. Die tägliche Eingangspost wird im Unternehmen digitalisiert und in Abteilungsordnern abgelegt. Ein Batchlauf unterzieht alle Dokumente eines Ordners einem Erkennungsvorgang. Die Erkennung des Lieferanten erfolgt durch eine individuelle Konfiguration. Eine gesonderte Aufteilung der digitalen Ablage ist nicht erforderlich. Die Kommunikation mit dem ERP-System nutzt dessen SOAP Services. Über diese findet die Prüfung der erkannten Daten auf Übereinstimmung mit der Bestellung statt sowie die Freigabe von positiv geprüften Rechnungen. Im Fehlerfall wird die Scandatei in einen anderen Ordner verschoben und eine Mitteilung per E-Mail an eine Mitarbeitergruppe versendet. Diese Mitteilung enthält auch einen Permalink zur Rechnung, so dass einer der Bearbeiter den Beleg sofort einsehen kann. Das System wird dem Kunden zum eigenen Betrieb übergeben.

*Pflichtfelder

No Abbrechen