norpa GmbH
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igefa Handelsgesellschaft

image2data automatisiert den Auftragseingang

Hygienespezialist igefa beschleunigt
Bestellwesen mit norpa-Software


image2data verteilt automatisch
täglich mehrere hunderte Faxbestellungen

Die Beschaffung von C-Artikeln muss für die Kunden der igefa Handelsgesellschaft mbH & Co. KG keinen Aufwand bedeuten, sondern sie muss einfach nur schnell und geräuschlos funktionieren. Deshalb hat der Hygiene-Spezialist mit Sitz in Ahrensfelde eine Softwarelösung der norpa GmbH,eingeführt, welche die eingehenden Bestellfaxe automatisch über einen standardisierten Workflow verteilt. Diese gelangen damit sofort auf den Bildschirm des zuständigen Vertriebsmitarbeiters, der sie umgehend bearbeiten kann.

Als europaweit führende Fachgroßhandelsgruppe für professionelle Reinigung, Hygiene, Arbeitsschutz und den Einwegbereich versorgt igefa gewerbliche und institutionelle Großverbraucher mit hochwertigen Produkten und Dienstleistungen. Überschaubare Strukturen, kurze Entscheidungswege und zügiges Handeln kennzeichnen die 1975 gegründete Unternehmensgruppe mit 2.500 Beschäftigten.

Im zentralen Auftragseingang der igefa treffen täglich rund 300 Bestellfaxe ein. Üblicherweise liest ein Mitarbeiter die Postleitzahl des Kunden vom Fax ab, sucht in der internen Datenbank die für diesen PLZ-Bereich zuständige Niederlassung heraus und leitet ihm das Fax per E-Mail weiter. Was bisher per Hand geschah, übernimmt seit Mitte 2012 image2data von norpa.

„Wir waren schon einige Zeit auf der Suche nach einer integrierbaren OCR-Lösung zur Automatisierung unserer Bestellverteilung“, sagt Christian Römhild, verantwortlich für Informationsmanagement der igefa-Zentrale. Ziel war es, Bestellungen künftig ohne manuellen Aufwand dem zuständigen Vertriebsmitarbeiter weiterzuleiten, um dadurch Kundenanfragen noch schneller bearbeiten zu können. Die künftige Lösung sollte aus den eingehenden Bestellungen die Postleitzahlen erfassen, anhand der in einer externen Datenbank gepflegten Zuordnung die zuständige Niederlassung und den Bearbeiter ermitteln sowie diesem die Bestellung zur Bearbeitung weiterleiten. Nicht erkennbare Faxe sollten in einen separaten Ordner für eine manuelle Bearbeitung ausgesteuert werden.

Optimale Datenermittlung dank Skriptprogrammierung

Für image2data sprachen laut Christian Römhild neben ihrem besten Preis-Leistungs-Verhältnis vor allem die Flexibilität der integrierten Skriptprogrammierung, die Geschwindigkeit der norpa-OCR und die Einfachheit der Inbetriebnahme. „image2data ist ein schnell zu integrierendes und einfach zu handhabendes Produkt, das dank seiner Programmierbarkeit flexibel an Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden kann“, so der Leiter Informationsmanagement.

Klassische Ansätze des Data Capturing zielen zumeist auf die Formulardatenerkennung ab, d.h. die Felder stehen auf der zu erkennenden Vorlage idealerweise stets an der gleichen Stelle. Anders bei image2data: Die Data Capturing Lösung der norpa GmbH beinhaltet für die optimale Datenermittlung eine eventbasierte Skriptsprache. Innerhalb derer lassen sich beliebige Abfragen definieren, was eine detaillierte Analyse der zu erkennenden Felder auf der Vorlage – hier dem Fax – gestattet. Auch schwierige und komplexe Vorlagen werden so individuell angepasst, erkannt und ausgewertet.

igefa Innendienst

Jedes Bestellfax sieht anders aus

Die Skriptprogrammierung ermöglicht es, auf Vorlagen selbst zu reagieren und jedwede Logik in diesen abzubilden. Die Daten auf dem Fax können also sowohl anhand ihrer Position als auch anhand einleitender Wörter wie „Bestellung“, „Kundennummer“ oder etwa Spaltenüberschriften („Gesamt Euro“, „Einzel Netto“) erkannt werden. Die Capture-Lösung ist nicht darauf angewiesen, dass die zu erkennenden Felder an einer bestimmten Stelle stehen – hilfreich im Falle der Bestellfaxe, deren Aufbau sich naturgemäß von Kunde zu Kunde stark unterscheidet.

Schon während des Testes zeigte sich der Nutzen dieses Konzepts. Zum Ausprobieren erhielt norpa einige Muster von Faxbestellungen und stellte ein einfaches Basis-Skript für die geforderten wesentlichen Leistungsmerkmale zur Verfügung: Erkennen der Postleitzahl mittels OCR, Ermitteln des zuständigen Bearbeiters aus der externen Datenbank, Weiterleiten des Faxes per E-Mail.

Anbindung beliebiger Fremdsysteme

Innerhalb der Skriptprogrammierung kann der Anwender den Zugriff auf externe Daten aus beliebigen Fremdsystemen einstellen – bei der igefa die Datenbank mit den Zuordnungen von Postleitzahl zum Sachbearbeiter der richtigen Niederlassung. Christian Emmrich, Geschäftsführer der norpa GmbH: „Bereits in der Erkennungsprogrammierung können wir über das weitere Verfahren entscheiden. Das bedeutet, dass wir einen guten Teil Workflow schon mit der Skriptprogrammierung abdecken. image2data geht insofern weit über das reine Erkennen von Daten hinaus.“ So schließt die Skriptsprache die Lücke zwischen papiergebundenen Datenträger und elektronischer Datenverarbeitung, ohne dafür noch weitere Zwischenschritte zu benötigen.

Die hohe Erkennungsrate und -geschwindigkeit der norpa-eigenen OCR runden den Nutzwert der Data Capture-Lösung ab und machen sie für igefa zu einem wesentlichen Baustein für automatisierte und optimierte Unternehmensprozesse der Dokumentenverarbeitung. Die Inbetriebnahme der Lösung dauerte inklusive Setup, Erstellung des individuellen Skriptes für Erkennung und Workflow sowie damit verbundener Einführung in Handhabung und Umgang mit image2data lediglich einen Personentag.

igefa Zentrale Blumberg

Christian Römhild: „Image2data ermittelt im ersten Schritt die Postleitzahl des Absenders, ermittelt den zuständigen Sachbearbeiter und stellt ihm das Fax automatisiert per E-Mail zu. Die Qualität der Software bei der Erkennung fordert natürlich, das weiß auch der Leiter Informationsmanagement, eine weitere Verwendung geradezu heraus – nämlich später auch die Positionsdaten erkennen zu lassen, auszuwerten und anschließend automatisch in eine zu importierende, elektronische Bestelldatei zu übernehmen. Zukunftsmusik, die bei igefa nicht mehr allzu fern erklingt.

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